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Projektbudget- und Leistungsumfangsrechner

„Wir haben 5.000 € Budget.“ Statt zu raten, ob das reicht, rechnest du hier aus, wie viele Stunden und Projekttage seriös darin enthalten sind.

Deine Angaben

Netto, ohne Umsatzsteuer.

Leistungsumfang im Budget

49 h

Projekttage6,1 Tage

Von 5.000 € Budget bleiben nach 0 € externen Kosten und 500 € Puffer noch 4.500 € für deine Arbeit. Bei 92 € pro Stunde sind das 49 h, also rund 6,1 Tage.

Für deine Arbeit
4.500 €

90 % des Budgets

Externe Kosten
0 €
Puffer
500 €
Ohne Puffer möglich
54 h

die absolute Obergrenze

  • Scoping ist eine Rechnung, keine Verhandlung

    Das Budget steht fest. Damit steht auch fest, wie viel Leistung hineinpasst: 49 h zu deinem Satz. Die Frage ist nicht, ob du es schaffst, sondern was in dieser Zeit sinnvoll machbar ist.

  • Ohne Puffer wären es 54 h

    Die Differenz von 5 h ist genau das, was in Projekten für Feedbackschleifen, Abstimmung und Nacharbeit draufgeht. Wer sie verplant, arbeitet die letzten Wochen umsonst.

  • Sag den Umfang zu, nicht das Ergebnis

    Formuliere das Angebot als Leistungspaket mit klar benannten Bestandteilen. „Für 5.000 € liefere ich A, B und C“ ist verhandelbar. „Für 5.000 € mache ich das fertig“ ist es nicht.

Wohin das Budget geht

Budget des Kunden
5.000 €
Externe Kosten0 % des Budgets
0 €
Puffer 10 %10 % des Budgets
500 €
Für deine Arbeit
4.500 €

Was das an Umfang bedeutet

Stundensatz
92 €/h
Verfügbare Stunden
48,9 h
Projekttage à 8 h
6,1 Tage

Rechne konservativ auf ganze oder halbe Tage ab – angefangene Tage lassen sich selten teilen.

Derselbe Betrag, anderer Stundensatz

Wie viel Leistung im Budget steckt, hängt allein von deinem Satz ab.

  • 72 € pro Stunde

    Stunden
    63 h
    Projekttage
    7,8 Tage

  • 82 € pro Stunde

    Stunden
    55 h
    Projekttage
    6,9 Tage

  • 92 € pro Stunde

    Stunden
    49 h
    Projekttage
    6,1 Tage

  • 102 € pro Stunde

    Stunden
    44 h
    Projekttage
    5,5 Tage

  • 112 € pro Stunde

    Stunden
    40 h
    Projekttage
    5 Tage

Damit weiterrechnen

Deine Werte werden in den nächsten Rechner übernommen – du kannst sie dort jederzeit ändern.

Wie wird das berechnet?

Die Rechnung läuft in einer festen Reihenfolge: Vom Budget gehen zuerst die externen Kosten ab, weil sie unabhängig von deiner Arbeit anfallen. Vom Rest wird der Puffer abgezogen. Der verbleibende Betrag, geteilt durch deinen Stundensatz, ergibt den Umfang.

Formeln

Nach externen Kosten
Budget − externe Kosten
Puffer
(Budget − externe Kosten) × Pufferquote
Für die Arbeit
Budget − externe Kosten − Puffer
Verfügbare Stunden
Betrag für die Arbeit ÷ Stundensatz
Projekttage
verfügbare Stunden ÷ Stunden pro Projekttag

Deine Annahmen

  • Budget 5.000 € netto
  • Stundensatz 92 €
  • Puffer 10 % des Budgets nach externen Kosten

Rundung

  • Beträge in ganzen Cent, Stunden und Tage als Dezimalwerte.

Was dieser Rechner nicht abbildet

  • Der Rechner sagt nicht, ob der Umfang fachlich ausreicht – nur, wie viel Zeit im Budget steckt.
  • Externe Kosten werden auf das Budget begrenzt. Übersteigen sie es, bleibt für Arbeit nichts übrig.
  • Zahlungsziele und Teilzahlungen wirken auf deine Liquidität, nicht auf diese Rechnung.

Leistungsumfang im Budget

49 h

Die Frage umdrehen

Wenn ein Kunde ein Budget nennt, ist die übliche Reaktion, zu prüfen, ob man das Gewünschte dafür schafft. Das führt fast immer zu einer optimistischen Schätzung und einem Projekt, das am Ende draufzahlt.

Die bessere Reaktion: ausrechnen, wie viel Arbeitszeit im Budget steckt, und dann entscheiden, welche Leistung in dieser Zeit realistisch ist. Das Ergebnis ist ein Angebot mit klarem Umfang statt einer vagen Zusage.

Warum der Puffer vor die Kalkulation gehört

Ein Budget ist eine Obergrenze, keine Zielgröße. Alles, was du an Stunden verplanst, ist verplant – Abstimmungsrunden, Korrekturen und das dritte Feedback kommen obendrauf.

Zehn bis zwanzig Prozent Puffer sind bei klar beschriebenen Projekten angemessen. Bei unklaren Anforderungen darf es mehr sein. Wichtig ist, dass der Puffer vor der Umfangsplanung abgezogen wird und nicht danach.

Beispielrechnung

Ein Kunde nennt 5.000 € Budget. Der Freelancer rechnet mit 92 €/h, 0 € externen Kosten und 10 % Puffer.

Nach externen Kosten
5.000 € − 0 € = 5.000 €
Puffer 10 %
500 €
Für die Arbeit
4.500 €
Verfügbare Stunden
4.500 € ÷ 92 € = 48,9 h
Projekttage à 8 h
rund 6 Tage

Sechs Projekttage sind eine konkrete Größe, über die sich reden lässt. „Ob 5.000 € reichen“ ist es nicht.

Häufige Fragen

Soll ich dem Kunden die Stundenzahl nennen?
Meist ist es hilfreicher, den Umfang in Leistungen zu beschreiben statt in Stunden. Die Stundenzahl ist deine Kalkulationsgrundlage; der Kunde kauft ein Ergebnis, keine Zeit.
Was, wenn das Budget offensichtlich zu klein ist?
Dann nenne, was für das Budget machbar ist, und was es zusätzlich bräuchte. Ein reduzierter, sauber abgegrenzter Umfang ist für beide Seiten besser als ein Projekt, das mit zu wenig Zeit startet.
Wie gehe ich mit externen Kosten um?
Wenn sie aus dem Budget bezahlt werden, gehören sie hier hinein – sie reduzieren deine Arbeitszeit. Werden sie separat abgerechnet, lass das Feld leer und weise sie im Angebot getrennt aus.
Ist das Budget netto oder brutto gemeint?
Frag nach. Unternehmen nennen meist Nettobeträge, Privatkunden und Vereine oft Bruttobeträge. Bei 19 Prozent Unterschied lohnt sich die Frage, bevor das Angebot rausgeht.

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