Wenn der Kunde nicht zahlt

Wann Verzug eintritt

Grundsätzlich durch Mahnung nach Fälligkeit. Einer Mahnung bedarf es aber nicht, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist. Ein Zahlungsziel wie „zahlbar bis zum 30. September“ genügt also: Danach ist der Kunde in Verzug, ganz ohne Schreiben.

Unabhängig davon kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen wurde.

Was dir ab Verzug zusteht

Verzugszinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucher neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Entgeltforderungen.

Dazu eine Pauschale von 40 Euro, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Sie steht dir unabhängig vom tatsächlichen Aufwand zu und wird auf Rechtsverfolgungskosten angerechnet.

Weitergehende Schäden bleiben ersatzfähig, etwa Kosten eines Inkassobüros oder eines Anwalts, soweit sie erforderlich waren.

Die Reihenfolge, die funktioniert

Zuerst eine freundliche Erinnerung, kurz und ohne Vorwurf, oft genügt sie. Rechnungen gehen unter, besonders in größeren Unternehmen mit mehrstufiger Freigabe.

Dann eine Mahnung mit Frist, Zinsen und Pauschale, sachlich und mit konkretem Datum. Ab hier gehört der Vorgang schriftlich dokumentiert.

Danach die Entscheidung: gerichtliches Mahnverfahren oder Abschreiben. Das Mahnverfahren ist günstig, läuft online und führt bei unbestrittenen Forderungen schnell zu einem Titel. Es lohnt sich ab wenigen hundert Euro, wenn der Schuldner zahlungsfähig ist.

Parallel und oft wirksamer als jede Mahnung: die Arbeit einstellen, solange nicht gezahlt ist, soweit der Vertrag das hergibt.

Die Umsatzsteuer, die trotzdem fällig wird

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung. Du führst sie also ab, während du auf dein Geld wartest. Wird die Forderung endgültig uneinbringlich, kann die Steuer berichtigt werden, aber das dauert.

Deshalb ist die Ist-Versteuerung für Selbstständige mit langen Zahlungszielen die wichtigere Vorsorge: Sie verhindert genau diese Vorfinanzierung.

Was vorher hilft

Kurze Zahlungsziele, Anzahlungen bei größeren Projekten, Teilrechnungen nach Meilensteinen und ein fester Rhythmus statt einer Schlussrechnung am Ende. Jede dieser Maßnahmen verschiebt das Risiko, bevor es entsteht.

Und die unangenehmste, aber wirksamste Regel: Bei einem Kunden, der zum zweiten Mal deutlich zu spät zahlt, gilt Vorkasse oder gar nicht. Der Liquiditätsrechner zeigt, was ein einziger solcher Kunde in einem Quartal anrichtet.

Häufige Fragen

Muss ich dreimal mahnen?

Nein. Das ist ein verbreiteter Irrtum. Eine Mahnung genügt, und oft ist nicht einmal die nötig, weil der Verzug bereits eingetreten ist.

Wie hoch sind die Verzugszinsen konkret?

Sie hängen am Basiszinssatz, der halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgesetzt wird. Zum Zinssatz kommen fünf Prozentpunkte, bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung neun.

Lohnt sich ein Inkassobüro?

Bei unbestrittenen Forderungen gegen zahlungsfähige Schuldner selten mehr als das gerichtliche Mahnverfahren, das günstiger ist. Bei vielen kleinen Forderungen kann es den Aufwand ersetzen.

Was, wenn der Kunde die Leistung bemängelt?

Dann ist es kein Verzugsfall, sondern ein Streit über die Leistung. Hier hilft nur Dokumentation: was vereinbart war, was geliefert wurde, welche Abnahmen es gab.

Fundstellen

• § 286 BGB: Verzug des SchuldnersVerzug ohne Mahnung bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit; spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbrauchern nur mit Hinweis. Geprüft am 18.09.2026.
• § 288 BGB: Verzugszinsen und sonstiger VerzugsschadenFünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, neun Prozentpunkte bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung, Pauschale von 40 Euro. Geprüft am 18.09.2026.
• § 247 BGB: BasiszinssatzVeränderung jeweils zum 1. Januar und 1. Juli, Bekanntgabe durch die Deutsche Bundesbank. Geprüft am 18.09.2026.