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Auslastung & Planung

Urlaubsrechner für Freelancer

Urlaub kostet dich als Freelancer nicht nur Geld. Er reduziert auch deine abrechenbare Kapazität – und damit die Basis, auf die sich dein gesamter Jahresumsatz verteilt.

Deine Angaben

Wie viele Tage würdest du im Jahr abrechnen, wenn du durcharbeitest?

Entgangener Umsatz durch 25 Tage Urlaub

18.400 €

nötige Rücklage4.286 €

25 Tage Urlaub bedeuten bei 736 € Tagessatz 18.400 € weniger Umsatz. Gleichzeitig laufen 4.286 € an Kosten weiter. Deine abrechenbare Kapazität sinkt von 180 Tage auf 155 Tage – das sind 14 % weniger.

Entgangener Umsatz
18.400 €
Kosten während des Urlaubs
4.286 €
Nötige Rücklage
4.286 €
Monatlich zurücklegen
357 €

über zwölf Monate verteilt

  • Urlaub kostet dich zweimal

    Einmal den Umsatz von 18.400 €, einmal die 4.286 € Kosten, die weiterlaufen. Angestellte merken davon nichts, weil das Gehalt weiterläuft – bei dir ist beides sichtbar.

  • Mit 854,71 € Tagessatz wäre der Urlaub eingepreist

    Das sind 16 % mehr als deine aktuellen 736 €. Mit diesem Satz erreichst du trotz Urlaub denselben Jahresumsatz – der Urlaub ist dann Teil der Kalkulation und nicht mehr eine Lücke, die du dir leisten musst.

  • Die Kapazität ist der eigentliche Punkt

    Urlaub reduziert nicht nur den Umsatz eines Zeitraums, sondern die Basis deiner gesamten Jahresplanung. Jeder Urlaubstag verteilt deine Fixkosten auf 155 Tage statt auf 180 Tage Tage.

Was der Urlaub kostet

Urlaubstage
25 Tage
Tagessatz
736 €
Entgangener Umsatz
18.400 €
Betriebskosten im Zeitraum
952 €
Private Kosten im Zeitraum
3.333 €
Nötige Rücklage
4.286 €

Die Rücklage deckt die weiterlaufenden Kosten. Der entgangene Umsatz ist kein Kapitalbedarf, sondern der Gewinn, auf den du verzichtest.

Wirkung auf die Jahresplanung

Abrechenbare Tage ohne Urlaub
180 Tage
Urlaubstage
25 Tage
Verbleibende abrechenbare Tage
155 Tage
Jahresumsatz mit Urlaub
114.080 €
Jahresumsatz ohne Urlaub
132.480 €

Tagessatz mit und ohne eingepreisten Urlaub

Zwei Wege zum selben Jahresumsatz: mehr Tage arbeiten oder den Satz anpassen.

  • Aktuell, mit Urlaub

    Tagessatz
    736 €
    Abrechenbare Tage
    155 Tage
    Jahresumsatz
    114.080 €

  • Urlaub eingepreist

    Tagessatz
    854,71 €
    Abrechenbare Tage
    155 Tage
    Jahresumsatz
    132.480 €

  • Ohne Urlaub durcharbeiten

    Tagessatz
    736 €
    Abrechenbare Tage
    180 Tage
    Jahresumsatz
    132.480 €

Damit weiterrechnen

Deine Werte werden in den nächsten Rechner übernommen – du kannst sie dort jederzeit ändern.

Wie wird das berechnet?

Der Rechner trennt drei Wirkungen: den entgangenen Umsatz, die weiterlaufenden Kosten und die reduzierte Kapazität. Daraus ergibt sich, wie viel du zurücklegen musst und welcher Tagessatz den Urlaub bereits enthält.

Formeln

Entgangener Umsatz
Urlaubstage × Tagessatz
Kosten im Urlaubszeitraum
(Betriebskosten + private Kosten) × Urlaubstage ÷ 21

21 Arbeitstage entsprechen einem Monat.

Nötige Rücklage
Kosten im Urlaubszeitraum
Monatliche Sparrate
nötige Rücklage ÷ 12
Tagessatz mit eingepreistem Urlaub
(Tage ohne Urlaub × Tagessatz) ÷ (Tage ohne Urlaub − Urlaubstage)

Deine Annahmen

  • 180 Tage abrechenbare Tage ohne Urlaub
  • Tagessatz 736 €
  • 21 Arbeitstage je Monat für die Umrechnung der laufenden Kosten

Rundung

  • Beträge in ganzen Cent, Tage als Dezimalwerte.

Was dieser Rechner nicht abbildet

  • Steuern und Sozialabgaben sind nicht enthalten – die Rücklage bildet die laufenden Kosten ab, nicht deine gesamte Entnahme.
  • Der Rechner unterstellt, dass Urlaubstage auf Tage fallen, die du sonst abgerechnet hättest.
  • Feiertage werden nicht berücksichtigt. Der Arbeitstage-Rechner nimmt sie auf.

Entgangener Umsatz durch 25 Tage Urlaub

18.400 €

Die Rechnung, die Angestellte nie machen müssen

Im Angestelltenverhältnis ist Urlaub bezahlt. Als Selbstständiger ist er ein Zeitraum ohne Einnahmen, in dem alle Kosten weiterlaufen: Miete, Versicherungen, Software, Lebenshaltung.

Das ist kein Grund, keinen Urlaub zu machen – sondern einer, ihn einzupreisen. Wer 25 Tage plant und sie in der Kalkulation berücksichtigt, macht Urlaub ohne schlechtes Gewissen. Wer es nicht tut, arbeitet ihn implizit das ganze Jahr über ab.

Urlaub einpreisen statt aussitzen

Der sauberste Weg ist die Kalkulation über die tatsächlich verfügbaren Tage. Wenn du 180 Tage abrechnen könntest und 25 davon in den Urlaub gehen, verteilst du deinen Zielumsatz auf 155 Tage – nicht auf 180.

Der daraus folgende Tagessatz liegt spürbar höher. Das ist kein Aufschlag, sondern die korrekte Rechnung. Der Fehler liegt im ursprünglichen Satz, nicht im neuen.

Beispielrechnung

Eine Freelancerin plant 25 Urlaubstage. Sie könnte 180 Tage abrechnen, ihr Tagessatz beträgt 736 €, ihre Kosten liegen bei 3.600 € im Monat.

Entgangener Umsatz
25 × 736 € = 18.400 €
Kosten im Zeitraum
3.600 € × 25/21 = 4.286 €
Verbleibende Tage
180 − 25 = 155
Satz mit eingepreistem Urlaub
132.480 € ÷ 155 = 854,71 €
Monatliche Rücklage
4.286 € ÷ 12 = 357 €

Mit 855 € statt 736 € Tagessatz – einem Aufschlag von 16 Prozent – erreicht sie trotz Urlaub denselben Jahresumsatz. 357 € im Monat zurückgelegt decken die Kosten der Urlaubszeit.

Häufige Fragen

Wie viel Urlaub sollte ich einplanen?
Der gesetzliche Mindesturlaub für Angestellte liegt bei 20 Tagen bei einer Fünftagewoche, üblich sind 25 bis 30. Für Selbstständige gibt es keine Vorgabe – aber auch keinen Grund, sich schlechter zu stellen als die eigenen Kunden.
Zählen Feiertage als Urlaub?
Nein. Feiertage fallen unabhängig von deiner Planung aus und sind im Arbeitstage-Rechner enthalten. Hier geht es um die Tage, die du bewusst frei nimmst.
Muss ich für den Urlaub Rücklagen bilden?
Wenn dein Tagessatz den Urlaub bereits einpreist, brauchst du keine gesonderte Rücklage – der Betrag steckt dann in jedem abgerechneten Tag. Ohne eingepreisten Urlaub brauchst du eine Reserve für die laufenden Kosten der Urlaubszeit.
Was ist mit Kunden, die während meines Urlaubs etwas brauchen?
Vereinbare die Abwesenheit früh und schriftlich, und benenne eine Vertretung oder eine Notfallregelung. Wer Erreichbarkeit zusichert, macht keinen Urlaub, sondern Homeoffice mit besserem Wetter.

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