Kostenvergleich für Auftraggeber: Freelancer oder Festanstellung

Was ein Angestellter wirklich kostet

Zum Bruttogehalt kommen die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung – rund 20 Prozent, begrenzt durch die Beitragsbemessungsgrenzen. Dazu Recruiting, Einarbeitung, Arbeitsplatz, Hardware, Software, Weiterbildung und anteilige Verwaltungskosten.

Bei 70.000 € Bruttogehalt landet man schnell bei 90.000 bis 95.000 € Jahreskosten – ohne dass eine einzige Stunde mehr gearbeitet worden wäre.

Und wie viele Stunden dabei herauskommen

Ein Arbeitsjahr hat rund 2.080 bezahlte Stunden. Davon gehen Urlaub, Feiertage, Krankheitstage, interne Meetings, Weiterbildung und Leerlauf ab. Übrig bleiben in den meisten Organisationen 1.400 bis 1.600 produktive Stunden.

Der Freelancer wird nur für die Tage bezahlt, an denen er arbeitet. Urlaub, Krankheit und Leerlauf trägt er selbst – das ist der Grund, warum sein Satz höher liegen muss.

Warum hier kein Gewinner ausgerufen wird

Welches Modell günstiger ist, hängt vom Bedarf ab. Bei ganzjährigem, gleichmäßigem Bedarf ist die Festanstellung meist günstiger. Bei 120 Projekttagen im Jahr fast nie.

Dazu kommen Faktoren, die sich nicht in Euro ausdrücken lassen: Wissen, das im Haus bleibt, Verfügbarkeit, Einarbeitungszeit, Flexibilität bei schwankender Auslastung. Der Rechner liefert die Kostenseite – die Entscheidung bleibt eine unternehmerische.

Beispielrechnung

Ein Angestellter mit 70.000 € Jahresbrutto, 1.500 produktiven Stunden und 17.300 € Nebenkosten gegenüber einem Freelancer mit 800 € Tagessatz für 120 Projekttage à 8 Stunden.

Arbeitgeberbeiträge

rund 14.000 €

Gesamtkosten Festanstellung

rund 101.000 €

Je produktiver Stunde

101.000 € ÷ 1.500 h ≈ 67 €

Gesamtkosten Freelancer

120 × 800 € = 96.000 €

Je produktiver Stunde

96.000 € ÷ 960 h = 100 €

Break-even-Tagessatz

101.000 € ÷ 120 ≈ 842 €

Je Stunde kostet der Freelancer rund 50 Prozent mehr. In Summe liegt er unter den Jahreskosten der Festanstellung – weil er nur 120 Tage eingesetzt wird. Bei ganzjährigem Bedarf dreht sich das Bild.

Häufige Fragen

Wie hoch sind die Arbeitgeberkosten über dem Bruttogehalt?

Der reine Sozialversicherungsanteil liegt bei rund 20 Prozent, sinkt aber oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen relativ. Dazu kommen Umlagen und die Unfallversicherung. Mit Arbeitsplatz-, Recruiting- und Weiterbildungskosten liegt der Gesamtaufschlag häufig bei 30 bis 45 Prozent.

Wie viele produktive Stunden soll ich ansetzen?

1.400 bis 1.600 sind übliche Werte. Wer höher ansetzt, unterstellt, dass jede bezahlte Stunde auch verrechenbare Leistung erzeugt – das trifft in kaum einer Organisation zu.

Warum ist der Freelancer je Stunde teurer?

Weil sein Satz Leerlauf zwischen Projekten, eigene Kranken- und Altersvorsorge, Weiterbildung, Verwaltung und das unternehmerische Risiko decken muss. Ein Faktor von 1,3 bis 2,0 gegenüber den Vollkosten eines Angestellten ist marktüblich.

Was ist mit der Umsatzsteuer?

Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist sie ein durchlaufender Posten und damit kein Kostenfaktor. Der Rechner arbeitet deshalb durchgehend mit Nettobeträgen. Bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebern – etwa im Gesundheitswesen – sieht die Rechnung anders aus.