Wie viel deiner Zeit du wirklich abrechnest

Was Auslastung überhaupt meint

Gemeint ist der Anteil deiner Arbeitszeit, den du einem Kunden in Rechnung stellst. Nicht der Anteil der Tage, an denen du arbeitest, und nicht die Frage, ob du beschäftigt bist. Wer sieben Tage die Woche arbeitet und davon drei für Akquise und Buchhaltung verwendet, hat eine hohe Arbeitsbelastung und eine niedrige Auslastung.

Die Unterscheidung klingt akademisch, entscheidet aber über den Preis. Der gesamte Jahresumsatz muss aus den abrechenbaren Stunden kommen. Alles andere wird von ihnen mitfinanziert.

Woraus die nicht abrechenbare Zeit besteht

Wer einmal zwei Wochen mitschreibt, findet die Zeit meistens in fünf Töpfen. Keiner davon ist vermeidbar, und keiner steht auf einer Rechnung.

• Akquise: Anfragen beantworten, Erstgespräche, Angebote schreiben, Nachfassen.
• Verwaltung: Rechnungen, Belege, Voranmeldungen, Steuerunterlagen, Versicherungen, Bank.
• Leerlauf: die Tage zwischen zwei Projekten, die sich nicht sinnvoll füllen lassen.
• Weiterbildung: lesen, ausprobieren, Konferenzen, Zertifikate.
• Unbezahlte Projektzeit: Abstimmung, die über das Vereinbarte hinausgeht, Nacharbeit, Kulanz.

Welche Quote realistisch ist

Wer in langen Projekten mit einem festen Einsatz arbeitet, kommt auf 75 bis 85 Prozent. Das ist der Grund, warum Projektfreelancer in der IT hohe Quoten melden: Die Akquise fällt für Monate weg.

Wer viele kleine Kunden parallel betreut, liegt eher bei 55 bis 70 Prozent. Jeder Wechsel kostet Einarbeitung, jeder zusätzliche Kunde kostet Abstimmung, und beides ist nicht abrechenbar.

Im ersten Jahr liegt fast jeder darunter, oft bei 40 Prozent oder weniger. Das ist kein Scheitern, sondern die Rechnung des Anfangs: Die Akquise ist am teuersten, wenn noch niemand dich kennt.

Was ein zu hoher Wert anrichtet

Rechne 90 Prozent statt der tatsächlichen 70, und dein Stundensatz fällt um ein Fünftel zu niedrig aus. Das merkt niemand sofort. Es zeigt sich erst, wenn das Jahr vorbei ist und der Umsatz trotz voller Kalender unter dem Ziel liegt.

Die Reaktion darauf ist meistens die falsche: mehr arbeiten. Der Fehler saß aber nicht in der Zeit, sondern im Preis. Wer die Auslastung korrigiert und den Stundensatz anpasst, arbeitet danach nicht mehr, sondern verdient an denselben Stunden mehr.

Wie du deinen eigenen Wert findest

Nimm die abgerechneten Stunden eines abgeschlossenen Jahres aus deinen Rechnungen und teile sie durch die Arbeitsstunden, die du in diesem Jahr tatsächlich gearbeitet hast. Das ist deine Auslastung, ohne Schätzung und ohne Selbstbetrug.

Für die Planung des kommenden Jahres nimm diesen Wert und nicht den, den du dir wünschst. Wenn du ihn verbessern willst, ist das ein eigenes Vorhaben mit eigenen Maßnahmen, kein Eingabewert.

Häufige Fragen

Ist eine niedrige Auslastung ein schlechtes Zeichen?

Nicht unbedingt. Sie sagt etwas über die Art deiner Arbeit, nicht über deren Qualität. Beratung und Kreativarbeit haben strukturell niedrigere Quoten als langlaufende Projekteinsätze. Wichtig ist nur, dass der Preis zur Quote passt.

Zählt Urlaub in die Auslastung?

Nein. Urlaub, Feiertage und Krankheitstage mindern die Zahl der Arbeitstage, nicht den abrechenbaren Anteil. Beides wirkt auf den Stundensatz, aber an unterschiedlichen Stellen der Rechnung.

Wie verbessere ich die Quote?

Durch längere Aufträge statt vieler kurzer, durch wiederkehrende Kunden, durch weniger Angebote mit geringer Trefferquote und durch Abläufe, die Verwaltung reduzieren. Jede dieser Maßnahmen ist wirksamer als der Versuch, mehr Stunden am Tag zu arbeiten.

Was ist mit unbezahlter Nacharbeit?

Sie gehört in die nicht abrechenbare Zeit und damit in die Kalkulation. Wer sie stattdessen als Ausnahme behandelt, unterschätzt seinen Aufwand systematisch, weil die Ausnahme jedes Mal eintritt.